Règlements

Association québécoise de joueurs d’échecs handicapés visuels (AQJÉHV)
Incorporé au Québec, le 17 juin 2009
En vertu de la Partie III de la Loi sur les Compagnies,
(L.R.Q. Chap. C-38, a. 218)
Sous le numéro d’entreprise du Québec : 1165940116

Définitions

0.1 AQJÉHV

« AQJÉHV » est entendu comme étant l’acronyme pour : Association québécoise de joueurs d’échecs handicapés visuels.

0.2 Assemblée

Le terme « Assemblée » est toujours entendu au sens de : Assemblée générale de l’AQJÉHV.

0.3 Conseil

Le terme « Conseil » est toujours entendu au sens de : Conseil d’administration de l’AQJÉHV.

0.4 Réunion

Le terme « Réunion » est toujours entendu au sens de : Réunion du Conseil d’administration de l’AQJÉHV.

Chapitre 1 – Généralités

1.1 Nom

La corporation constituée par ses Lettres patentes, est connue sous la dénomination sociale : Association québécoise de joueurs d’échecs handicapés visuels.

1.2 Territoire

Le territoire couvert par l’AQJÉHV est le même que celui du Québec.

1.3 Siège social

Le siège social est situé à l’intérieur du territoire. Il appartient au Conseil de déterminer celui-ci. Tout changement doit être entériné par au moins les 2/3 (deux tiers) des membres du Conseil et le changement devra être annoncé à tous les membres dans les plus brefs délais.

1.4 Objectifs

L’AQJÉHV a pour objectifs de :

1.4.1 Regrouper les joueurs d’échecs ayant un handicap visuel du Québec.

1.4.2 Promouvoir, encourager et soutenir, auprès des personnes handicapées visuelles du Québec, la pratique du jeu d’échecs comme élément favorisant la participation sociale.

1.4.3 Développer les outils et le matériel nécessaires pour la pratique du jeu d’échecs par les personnes handicapées visuelles.

1.4.4 Favoriser et encourager la tenue d’événements liés à la pratique du jeu d’échecs pour les personnes handicapées visuelles.

1.4.5 Fournir des services de toute nature en relation avec les buts de la corporation.

1.5 Fonctions

L’AQJÉHV a pour fonctions :

1.5.1 De regrouper toute personne handicapée visuelle qui pratique ou s’intéresse au jeu d’échecs afin de développer cette activité pour celle-ci.

1.5.2 De se doter d’une Permanence et de tout autre instrument nécessaire à la poursuite de ses objectifs.

1.5.3 De constituer et de mettre sur pied tous les comités, programmes et services nécessaires à la réalisation de ses objectifs.

1.5.4 De tenir un registre, constamment mis à jour, de ses membres.

1.5.5 D’informer, d’animer et de consulter régulièrement ces membres, afin de mener une action conforme aux véritables besoins et attentes de l’ensemble.

1.6 Ententes

1.6.1 Le Conseil pourra, au besoin, conclure des ententes avec d’autres organismes ou associations qui poursuivent des objectifs semblables, qui mènent des actions similaires et complémentaires ou qui sont susceptibles de contribuer concrètement à l’amélioration de la pratique du jeu d’échecs par les personnes handicapées visuelles.

1.6.2 Aucune entente ne peut être conclue par un comité ou tout autre groupe de travail sans l’assentiment préalable du Conseil.

1.7 Affiliation

Le Conseil peut statuer sur toute question d’affiliation à un organisme ou à une association poursuivant des objectifs semblables à ceux de l’AQJÉHV.

Chapitre 2 – Membre

2.1 Membre

2.1.1 Toute personne, organisme ou association qui accepte le présent règlement général et qui s’y conforme, peut être membre de l’AQJÉHV.

2.1.2 Sous réserve des dispositions des présentes, aucun membre ne peut déléguer ses droits et privilèges par procuration.

2.1.3 Il y a trois (3) catégories de membres, les membres joueurs, les membres amis et les membres partenaires, collectivement appelés « les membres ».

2.2 Membre joueur

Toute personne qui habite le territoire couvert par l’AQJÉHV, qui est handicapée visuelle au sens de la Loi de l’Assurance maladie du Québec et qui s’intéresse à la pratique du jeu d’échecs peut être membre joueur.

2.3 Membre ami

Toute personne qui partage les objectifs de la présente corporation et qui désire faire partie de l’AQJÉHV, peut être membre ami.

2.4 Membre partenaire

Tout organisme ou association qui poursuit des objectifs ou des actions semblables à ceux de l’AQJÉHV ou qui désire l’appuyer concrètement peut être membre partenaire.

2.5 Conditions d’admission

2.5.1 Toute demande d’adhésion à titre de membre joueur, ami ou partenaire doit être accompagnée du paiement d’une première cotisation et acheminée au Conseil, qui en dispose.

2.5.2 L’acceptation de la demande autorise automatiquement l’émission de la carte de membre. En cas de refus, le montant versé à titre de première cotisation est remboursé.

2.6 Cotisation annuelle

2.6.1 Chaque année, tous les membres doivent verser une cotisation dont les montants sont fixés par l’Assemblée. Les modalités de paiement des cotisations sont établies par le Conseil.

2.6.2 Le montant de la cotisation peut varier selon la catégorie de membre.

2.6.3 La cotisation confère la qualité de membre en règle pour l’année financière en cours.

2.7 Qualité de membre

Un membre perd sa qualité de membre en règle, dès que sa cotisation annuelle est en souffrance.

2.8 Exclusion

Un membre peut être exclu, sur décision du Conseil, à la suite d’une infraction majeure au présent règlement général, d’un manquement à l’éthique ou du non respect des Lettres patentes. Un avis écrit et préalable est envoyé au membre concerné. Le membre qui risque l’exclusion a droit d’être entendu par le Conseil avant qu’il ne prenne sa décision, laquelle est sans appel et communiquée par écrit au membre visé.

2.9 Démission

Un membre qui ne désire plus faire partie de l’AQJÉHV doit faire parvenir sa démission, par écrit, au siège social. La démission prend effet sur réception. L’AQJÉHV ne remboursera pas la cotisation d’un membre qui remet sa démission avant l’échéance de celle-ci.

2.10 Droits et privilèges

2.10.1 Tous les membres ont les droits et privilèges suivants :

2.10.1 .1 Recevoir l’avis de convocation et toute la documentation relative à toutes les Assemblées.

2.10.1 .2 Participer aux discussions lors des Assemblées.

2.10.1 .3 Proposer et participer à des projets dans la ligne des objectifs.

2.10.2 Seuls les membres joueurs ont les droits et privilèges suivants :

2.10.2 .1 Voter lors des Assemblées.

2.10.2 .2 Être éligibles aux postes du Conseil en autant que le membre joueur ait atteint l’âge de la majorité légal au Québec.

2.10.2 .3 Demander la convocation d’une Assemblée spéciale.

2.10.2 .4 Proposer des modifications au présent règlement général.

2.10.2 .5 Bénéficier des programmes et des services offerts par l’AQJÉHV.

2.10.3 Les membres amis et partenaires peuvent, dans certains cas, bénéficier des programmes et des services offerts par l’AQJÉHV mais dans leur cas, les conditions peuvent être différentes.

Chapitre 3 – Assemblée

3.1 Composition

L’Assemblée se compose de tous les membres en règle de l’AQJÉHV.

3.2 Assemblée annuelle

3.2.1 L’AQJÉHV tiendra, dans les trois (3) mois qui suivent la fin de son exercice financier, son Assemblée annuelle.

3.2.2 L’ordre du jour de l’Assemblée annuelle comprendra au moins les points suivants :

• présentation et adoption de l’ordre du jour;
• lecture et adoption du procès-verbal de l’Assemblée annuelle précédente et, s’il y a lieu, des procès-verbaux des Assemblées spéciales de la dernière année;
• présentation et adoption des états financiers et, s’il y a lieu, du rapport du vérificateur comptable externe;
• dépôt et présentation des prévisions budgétaires;
• le cas échéant, nomination d’un vérificateur comptable externe;
• rapports et projets divers;
• détermination des montants de cotisation;
• ratification des actes des administrateurs;
• élection des membres du Conseil;
• élection du président;
• résolutions et autres questions.

3.3 Autres assemblées

3.3.1 Outre l’Assemblée annuelle, le Conseil pourra convoquer toutes les Assemblées nécessaires à l’exécution de son mandat.

3.3.2 Des Assemblées spéciales seront convoquées par le Conseil, à la suite d’une demande écrite signée par au moins 10 membres joueurs. Dans ce cas, l’ordre du jour est dressé par le président, suivant l’avis des membres qui demandent la convocation de ladite Assemblée. Le Conseil convoque les membres dans un délai de 21 jours suivant la demande et pour une date éloignée d’au plus 60 jours de ladite demande.

3.4 Lieu

3.4.1 Le Conseil détermine à l’intérieur du territoire de la corporation, le lieu où doit se tenir ladite Assemblée.

3.4.2 Afin de favoriser la participation maximale des membres en règle à l’Assemblée, le Conseil peut établir des modalités pour une participation et s’il y a lieu, la votation via des moyens électroniques ou autres, pour les membres dont le lieu d’Assemblée n’est pas couvert par le transport urbain en commun dudit membre. Ce membre devra adresser une demande de participation auprès du président au moins 3 jours avant ladite Assemblée qui y donnera suite et informera le membre des mesures prises pour favoriser sa participation.

3.5 Quorum

Le quorum est constitué des membres présents.

3.6 Vote

3.5.1 Seuls les membres joueurs présents ont droit de vote.

3.5.2 Le vote aux Assemblées se prend à la majorité des voix, après exclusion des abstentions, à moins d’une indication contraire spécifiée dans le présent règlement général ou dans la partie III de la Loi sur les Compagnies (L.R.Q. Chap. C-38, a. 218).

3.5.3 Sauf pour l’élection des membres du Conseil et pour celle du président, le vote se prend à main levée. Toutefois, le scrutin secret ou le vote nominal peuvent être demandés et acceptés si la majorité y consent.

3.6.4 Si on doit procéder à un vote secret et qu’il y a des participants à l’extérieur du lieu de l’Assemblée, selon les dispositions de l’article 3.4.2 du présent règlement, le président d’élection informera ces derniers de la marche à suivre.

3.5.5 Le président de l’AQJÉHV n’a pas de vote prépondérant.

Chapitre 4 – Conseil

4.1 Composition

4.1.1 L’AQJÉHV est dirigé et administré par un Conseil composé de cinq (5) membres élus parmi et par les membres joueurs.

4.1.2 Le Conseil se compose du président, du vice-président, du secrétaire, du trésorier, et du conseiller.

4.1.3 Le cas échéant, le directeur général ou le responsable de la Permanence participe aux Réunions à titre de personne ressource sans droit de vote.

4.2 ÉLIGIBILITÉ

Tous les membres joueurs, ayant atteint l’âge de la majorité légal au Québec, sont éligibles et rééligibles à tous les postes du Conseil.

4.3 Mandat

4.3.1 Sous réserve des dispositions énoncées aux articles 4.5.1.1 et 4.5.1.2, le mandat des membres du Conseil est de deux (2) ans, il est renouvelable et prend effet immédiatement après la levée de l’Assemblée annuelle.

4.3.2 Le mandat des officiers (président, vice-président, secrétaire, trésorier) est d’une durée d’un (1) an, renouvelable.

4.4 Vacance et annulation de mandat

4.4.1 Dans le cas d’une vacance au sein du Conseil, celui-ci peut la combler jusqu’à la prochaine Assemblée annuelle de l’AQJÉHV.

4.4.2 Tout membre du Conseil qui manque, sans raison valable, trois (3) Réunions consécutives au cours d’un même mandat est réputé avoir démissionné et peut être remplacé, selon les modalités prescrites par l’article 4.4.1.

4.5 ÉLECTION

4.5.1 L’élection des membres du Conseil a lieu lors de l’Assemblée annuelle, à raison de deux (2) les années paires et de trois (3) les années impaires.

4.5.1 .1 S’il y a eu vacance à un poste du Conseil en cours d’année, et que le mandat de ce poste n’est pas échu, l’Assemblée voit d’abord à combler celui-ci dans un scrutin distinct.

4.5.1 .2 Pour la toute première élection au Conseil en 2010, les cinq postes au Conseil seront comblés et, à leur première Réunion, les administrateurs détermineront entre eux, les trois (3) membres du Conseil dont le mandat sera exceptionnellement d’un an.

4.5.2 L’élection des membres du Conseil se fait par scrutin secret.

4.5.3 L’élection des membres du Conseil se fait dans le même tour de scrutin. Sont successivement élus les candidats ayant recueilli le plus grand nombre de voix. Lorsqu’il y a égalité des voix pour un nombre de candidats excédant le nombre de postes à combler, des tours de scrutin supplémentaires sont tenus pour les départager.

4.5.4 Parmi tous les membres du Conseil, l’Assemblée procède à l’élection du président conformément aux dispositions de l’article 4.2 des présentes.

4.5.5 Les autres postes au Conseil sont répartis entre les membres lors de leur première Réunion.

4.6 Vote

À moins de dispositions contraires prévues au présent règlement général, les décisions, au Conseil, se prennent à la majorité des voix des membres présents, après exclusion des abstentions.

Exceptionnellement, si tous les membres du Conseil y concentent, un vote pourra être pris par courriel entre deux Réunions. La ou les décisions ainsi prises électroniquement seront incluses au procès-verbal de la Réunion suivante du Conseil avec la mention de la date de la ou des décisions concernées.

4.7 Réunions du conseil

4.7.1 RÉUNIONS RÉGULIÈRES : Le Conseil tiendra au cours d’un exercice financier au moins deux (2) Réunions régulières, à savoir :

4.7.1 .1 Une Réunion immédiatement après l’Assemblée annuelle. Cette Réunion verra à :

• la passation des pouvoirs;
• l’attribution des postes et la distribution des tâches;
• toute formalité nécessaire à la poursuite des affaires de l’AQJÉHV.

4.7.1 .2 Une Réunion régulière dans les deux (2) mois qui précèdent la tenue de l’Assemblée annuelle. L’ordre du jour de cette Réunion comprendra au moins les points suivants :

• dispositions nécessaires à la fermeture des livres;
• préparation des divers rapports (financiers et autres);
• le cas échéant, recommandation à l’Assemblée d’un vérificateur comptable externe;
• organisation et tenue de la prochaine Assemblée annuelle.

4.7.2 AUTRES RÉUNIONS : Le Conseil tiendra toutes les Réunions nécessaires à l’exécution de son mandat.

4.7.3 RÉUNION SPÉCIALE DU CONSEIL : Le Conseil tiendra une Réunion spéciale à la demande d’au moins trois (3) administrateurs. Dans un tel cas, l’avis de convocation et l’ordre du jour de la Réunion doivent être envoyés par écrit à tous les administrateurs dans un délai minimum de 48 heures. Seules les questions identifiées à l’ordre du jour peuvent être traitées lors de cette Réunion.

4.7.4 LIEU DES RÉUNIONS : Le lieu des Réunions du Conseil est déterminé par les administrateurs. Le Conseil peut également décider de se réunir via une conférence téléphonique ou par tout autre moyen électronique qu’il aura déterminé unanimement.

4.8 Quorum

Le quorum des Réunions du Conseil est de trois (3) membres. Dans le cas d’une Réunion spéciale du Conseil convoquée par des administrateurs en vertu des dispositions de l’article 4.7.3, le quorum est de quatre (4) membres.

4.9 Fonctions et pouvoirs

Les fonctions et pouvoirs du Conseil sont d’administrer les affaires de la corporation, notamment et non exclusivement :

4.9.1 Convoquer les Assemblées et en dresser l’ordre du jour.

4.9.2 Préparer le travail qui doit être soumis aux Assemblées.

4.9.3 Donner suite à toutes les décisions des Assemblées.

4.9.4 Préparer tous les rapports et documents qui sont portés à l’attention des membres.

4.9.5 Recommander un vérificateur comptable externe à l’Assemblée.

4.9.6 Assurer les moyens nécessaires à l’exercice des droits et privilèges des membres.

4.9.7 Administrer les fonds :

• préparation des états financiers et des prévisions budgétaires;
• signatures sociales;
• choix des Institutions financières.

4.9.8 Décider de la localisation du siège social, et, le cas échéant, désigner la Permanence.

4.9.9 Conclure les ententes au nom de l’AQJÉHV.

4.9.10 Statuer sur toute affiliation à un organisme ou à une association.

4.9.11 Adopter les règlements et les politiques internes de l’AQJÉHV.

4.9.12 Superviser le fonctionnement général de la Permanence, mais sans interférer avec les responsabilités du directeur général ou du responsable de la Permanence.

4.9.13 Combler toute vacance au sein du Conseil.

4.9.14 Tenir à jour les registres prévus par la Loi et voir à l’ordre des archives.

4.9.15 Donner suite à toute demande concernant le droit de regard.

4.9.16 Considérer toute demande d’adhésion à titre de membre joueur, ami et partenaire.

4.9.17 Décider de l’exclusion d’un membre.

4.9.18 Traiter de toute question d’ordre général.

4.10 Comités du conseil

Le Conseil peut établir tout comité qu’il estime utile ou nécessaire à l’accomplissement de son mandat. C’est le Conseil qui détermine la composition, le mandat et les autres modalités de fonctionnement des comités qu’il constitue.

4.11 Président

Le président exerce, notamment et non exclusivement, les fonctions et pouvoirs suivants :

4.11.1 Le président est le représentant en titre de l’AQJÉHV.

4.11.2 Il a le droit de déléguer ses pouvoirs.

4.11.3 Il veille à l’exécution des décisions prises lors des Assemblées et des Réunions.

4.11.4 Il représente l’AQJÉHV dans les actes de la vie civile.

4.11.5 Il dresse l’ordre du jour des Réunions du Conseil et des Assemblées.

4.11.6 Il est responsable des délibérations et des procédures lors des Assemblées et des Réunions.

4.11.7 Il fait rapport régulièrement, au Conseil, de la situation de l’AQJÉHV.

4.11.8 Il doit s’assurer que le Conseil, les membres et les autres ressources de l’AQJÉHV se conforment au présent règlement général, aux Lettres patentes ainsi qu’aux règlements et aux politiques internes.

4.11.9 Il fait partie, d’office, de tous les comités.

4.12 Vice-président

Le vice-président exerce, notamment et non exclusivement, les fonctions et pouvoirs suivants :

4.12.1 Il assume l’intérim à la présidence en cas de démission ou d’incapacité d’agir du président.

4.12.2 À la demande du président, il l’assiste dans l’exercice de ses fonctions.

4.13 Secrétaire

Le secrétaire exerce, notamment et non exclusivement, les fonctions et pouvoirs suivants :

4.13.1 Le secrétaire est chargé des avis de convocation ainsi que de la correspondance prévue au présent règlement général.

4.13.2 Il est responsable de la mise à jour de la liste des membres.

4.13.3 Il voit à la rédaction et il présente les procès-verbaux.

4.13.4 Il est responsable des archives et des documents constitutifs.

4.14 Trésorier

Le trésorier exerce, notamment et non exclusivement, les fonctions et pouvoirs suivants :

4.14.1 Le trésorier, le cas échéant en collaboration avec le directeur général ou le responsable de la Permanence et avec tout autre employé, s’assure de la bonne administration financière de l’AQJÉHV, et pour ce faire, peut poser toute question et avoir accès à tout document, y compris les chèques et pièces justificatives.

4.14.2 Il veille à ce que la comptabilité soit tenue fidèlement et sans délai, de même qu’à ce que l’AQJÉHV ne manque jamais de liquidités.

4.14.3 Il s’assure de la conservation et de la confidentialité des documents comptables de l’exercice en cours et de tout autre document lié aux finances.

4.14.4 Il présente régulièrement au Conseil un rapport sommaire des revenus et des dépenses.

4.14.5 Il présente les états financiers, les prévisions budgétaires et le cas échéant, le rapport du vérificateur externe, lors de l’Assemblée annuelle.

4.15 Conseiller

Le conseiller exerce, notamment et non exclusivement, les fonctions et pouvoirs suivants :

4.15.1 Il est membre de plein droit du Conseil et participe à toutes les décisions qui y sont prises.

4.15.2 Lors de l’attribution des postes et de la distribution des tâches, les membres du Conseil verront à définir les rôles du conseiller.

4.16 Permanence

4.16.1 Le Conseil peut se doter d’une permanence. Celle-ci sera connue sous le nom de : « Permanence ».

4.16.2 Le cas échéant, le Conseil adopte et tient à jour une politique des ressources humaines.

4.16.3 Le personnel de l’AQJÉHV relève du directeur général ou du responsable de la Permanence.

4.16.4 Le directeur général ou le responsable de la Permanence relève directement du président ou d’un autre administrateur nommé par le Conseil.

4.17 Directeur général ou responsable de la permanence

Le Conseil peut procéder à l’embauche d’un directeur général ou d’un responsable de la Permanence.

Sans limiter la portée de ce qui suit, sous l’autorité du Conseil :

4.17.1 Il dirige et coordonne l’ensemble des activités de l’AQJÉHV conformément aux mandats qui lui sont confiés par le Conseil.

4.17.2 Il est responsable de l’organisation matérielle des diverses Assemblées, Réunions et autres activités de l’AQJÉHV.

4.17.3 Il participe aux Réunions ainsi qu’aux Assemblées de l’AQJÉHV.

4.17.4 Il informe le Conseil des affaires courantes de l’AQJÉHV.

4.17.5 Il voit à ce que le maximum de documentation soit disponible dans les divers médias substituts.

4.17.6 Il embauche et supervise l’ensemble du personnel de l’AQJÉHV.

4.18 Rémunération

Sans préjudice du droit au remboursement des dépenses engagées dans l’exercice de leurs fonctions et telles que prévues par la politique en vigueur, les membres du Conseil ne sont pas rémunérés pour leurs services à titre d’administrateur.

4.19 Démission d’un membre du conseil

4.19.1 Tout membre du Conseil peut, en tout temps, démissionner de son poste, en faisant parvenir sa démission, par écrit, au siège social de l’AQJÉHV. La démission prend effet sur réception.

4.19.2 Conformément à l’article 4.4, le Conseil peut combler la vacance créée par la démission de l’un de ses membres, et ce, jusqu’à la prochaine Assemblée annuelle.

4.19.3 Les dispositions prévues à l’article 4.19.1 s’appliquent également à tout membre d’un comité du Conseil.

4.20 Démission d’un officier

Le président, le vice-président, le secrétaire ou le trésorier peuvent, en tout temps, démissionner de leur poste, en faisant parvenir leur démission, par écrit, au siège social de l’AQJÉHV. La démission prend effet sur réception. S’il ne démissionne qu’à titre d’officier, alors il reste membre du Conseil.

Chapitre 5 – Finances

5.1 Exercice financier

L’exercice financier de l’AQJÉHV débute le 1^er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.

5.2 Prévisions budgétaires

Pour faciliter la tâche du Conseil, le trésorier soumettra annuellement des prévisions budgétaires au Conseil et qui seront, par la suite, déposées et présentées lors de l’Assemblée annuelle.

5.3 But non lucratif

L’AQJÉHV ne sera jamais exploitée dans un but lucratif pour ses membres. Tout bénéfice ou autre somme lui revenant sera utilisé pour promouvoir ses objectifs.

Chapitre 6 – Dispositions particulières

6.1 Avis de convocation

6.1.1 L’avis de convocation mentionne le jour, la date, l’heure et l’endroit de l’Assemblée ou de la Réunion. Il est envoyé par la poste ou par voie électronique dans les divers médias de substitution, à la dernière adresse connue du destinataire.

6.1.2 Dans le cas d’une Assemblée, cet avis doit être expédié au moins 30 jours avant la date pour laquelle elle est convoquée.

6.1.3 Dans le cas d’une Réunion, cet avis doit être expédié au moins sept (7) jours avant la date pour laquelle elle est convoquée. Toutefois, s’il y a unanimité au sein du Conseil, on pourra convenir de modalités différentes. Dans le cas d’une Réunion spéciale, l’avis de convocation, l’ordre du jour ainsi que les documents pertinents doivent être envoyés aux administrateurs au moins 48 heures avant la Réunion.

6.2 Ordre du jour

6.2.1 Un ordre du jour de chaque Assemblée ou Réunion doit être préparé et expédié avec l’avis de convocation.

6.2.2 L’ordre du jour est préparé par le président, après consultation du Conseil, des administrateurs ou des membres concernés, selon le cas.

6.2.3 À l’exception des Réunions et Assemblées spéciales, l’ordre du jour des Conseils et des Assemblées peut être modifié en début de Réunion ou d’Assemblée.

6.3 Procès-verbal

Le procès-verbal de chaque Assemblée ou Réunion est signé par le président et le secrétaire. L’exactitude en est constatée ou le texte modifié, lors de sa lecture et de son adoption, pendant une Assemblée ou une Réunion subséquente.

6.4 Registres comptables

Toutes les transactions financières seront dûment enregistrées, selon les règles de la comptabilité, dans des registres appropriés.

6.5 Archives

La correspondance, les procès-verbaux, les avis de convocation, les ordres du jour, les registres comptables, les rapports, les formules, les circulaires et toutes les pièces justificatives, constituent les archives de l’AQJÉHV.

6.6 Signatures sociales

Seules les signatures des personnes autorisées généralement ou spécialement par le Conseil lient l’AQJÉHV.

6.7 Institution financière

C’est le Conseil qui choisit les Institutions financières où sont déposés les fonds et les valeurs.

6.8 Trésorerie et opérations financières

6.8.1 C’est le Conseil qui détermine les conditions des dépôts et des retraits.

6.8.2 Le Conseil peut également constituer une petite caisse pour défrayer les dépenses ordinaires de bureau et autres frais d’administration. Également, c’est le Conseil qui en détermine le montant.

6.8.3 Tous les déboursés seront effectués par chèque, sauf dans les cas prévus au paragraphe précédent.

6.8.4 Tous les chèques émis par l’AQJÉHV doivent être signés par deux (2) personnes autorisées par le Conseil.

6.8.5 Toute dépense supérieure à 500 $ devra recevoir l’assentiment du Conseil.

6.9 Contrat

Les contrats et autres documents requérant la signature de l’AQJÉHV sont au préalable approuvés par le Conseil et, sur telle approbation, sont signés par le président et le secrétaire ou le trésorier, ou par tout autre officier ou toute autre personne désignée par le Conseil pour les fins d’un contrat ou d’un document particulier.

6.10 Comités

Le Conseil ou l’Assemblée peut former tous les comités nécessaires à la réalisation des objectifs. Les modalités de fonctionnement sont fixées par le Conseil ou l’Assemblée.

6.11 Procédures

C’est le président qui est responsable des procédures lors des Assemblées et des Réunions. Toutefois, pour la conduite des Assemblées, il pourra, s’il le désire, requérir les services d’un président d’Assemblée.

6.12 Droit de regard

6.12.1 Tous les membres ont le droit de consulter les archives et les registres comptables.

6.12.2 Une demande écrite doit être adressée au Conseil, qui fixera les modalités de cette consultation et avisera le ou les membres intéressés.

6.12.3 La liste des membres est confidentielle.

6.13 Conflits d’intérêts

Les administrateurs de l’organisme doivent éviter de se placer dans une position où leurs intérêts personnels risquent de s’opposer à ceux de l’organisation.

Plus particulièrement, ils doivent :

• faire passer les intérêts de l’entreprise avant les leurs, ne pas confondre les biens de l’organisme avec les leurs ni utiliser ces biens à leur profit;
• ne pas utiliser ou divulguer sans autorisation une information acquise dans le cadre de leurs fonctions;
• divulguer tout conflit d’intérêt dans lequel ils pourraient se trouver et s’abstenir de participer aux décisions sur l’objet du conflit d’intérêt; à défaut de quoi, ils s’exposent à une responsabilité personnelle;
• agir de bonne foi, avec prudence et diligence, selon ce qu’on attendrait d’une personne consciencieuse placée en situation comparable. Les administrateurs doivent faire preuve de jugement et d’indépendance.

Les administrateurs qui manquent à leurs devoirs généraux peuvent non seulement être destitués mais se voir réclamer des dommages-intérêts et même à engager leur responsabilité personnelle pour les gestes posés au nom de l’entreprise si leur comportement équivaut à outrepasser leurs pouvoirs ou à en abuser. Par contre, s’ils respectent les normes susmentionnées et notamment s’ils agissent avec loyauté et en faisant preuve d’un niveau adéquat de prudence, les administrateurs ne sont pas responsables personnellement des décisions prises ni même des erreurs commises de bonne foi dans l’exercice de leurs fonctions.

6.14 Modification du règlement général et des lettres patentes

6.14.1 Le Conseil d’administration détient le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition du présent règlement général par un vote des deux tiers (2/3) des voix des membres présents, mais telle abrogation ou modification ne sera en vigueur que jusqu’à la prochaine Assemblée générale annuelle ou spéciale convoquée à cet effet.

6.14.2 Si cette abrogation ou modification n’est pas ratifiée tel quel à la majorité des deux tiers (2/3) des voix des membres présents lors de cette Assemblée générale annuelle ou spéciale, elle cessera d’être en vigueur, mais à partir de ce jour seulement.

6.14.3 La proposition de modifications doit accompagner l’avis de convocation de l’Assemblée générale annuelle ou spéciale, envoyée au moins trente (30) jours avant la tenue de ladite assemblée.

6.14.4 Une Assemblée générale spéciale est nécessaire avec ratification par les deux tiers (2/3) des membres présents ayant droit de vote, pour les modifications aux Lettres patentes de l’AQJÉHV.

6.15 Dissolution et liquidation

6.15.1 Toute proposition de dissolution de l’AQJÉHV sera considérée comme une modification du présent règlement général, devant ainsi suivre la procédure décrite à l’article 6.14 « Modification du règlement général ».

6.15.2 Les archives et les registres de l’AQJÉHV seront conservés par toute personne ou organisme désigné à cette fin. Les documents suivants devront être conservés selon les modalités prévues par la Loi :

• Lettres patentes de l’AQJÉHV;
• règlements généraux;
• tous les documents reliés à la comptabilité de l’AQJÉHV.

6.15.3 En cas de dissolution ou de liquidation de l’AQJÉHV, il est entendu que tous les biens restants, après paiement des dettes, seront distribués auprès d’organismes œuvrant auprès des personnes handicapées visuelles, le tout conformément à la volonté de l’Assemblée.

6.16 Entrée en vigueur

Le présent règlement général entre en vigueur immédiatement après son approbation par l’Assemblée.

RÈGLEMENT GÉNÉRAL ADOPTÉ À LONGUEUIL
LORS DE L’ASSEMBLÉE TENUE Le 10 AVRIL 2010
DÛMENT CONVOQUÉE LE 1^er MARS 2010.